El director de un albergue es el responsable de su organización y funcionamiento generales. Él tiene como tarea coordinar todas las funciones para que se ejecuten de manera ordenada y oportuna. Un buen director realiza simultáneamente el papel de administrador, supervisor y líder. Como administrador debe obtener cualquier tipo de suministros o especialidad médica no disponibles dentro del refugio. Obviamente una sola persona no puede encargarse de todo. Como supervisor debe delegar rápidamente autoridad a sus asistentes para que desempeñen algunas funciones operativas. Los ocupantes acuden a él en busca de su orientación y confianza, por tal motivo, los supervisores de las funciones necesitan la asistencia y coordinación de sus esfuerzos y para ello el director hace uso de sus cualidades de líder.

Las principales funciones como los servicios familiares, cuentan con un supervisor del más alto nivel que se encuentra en las oficinas situadas afuera del albergue.

Los supervisores de las funciones se reportan ante su homónimo general para todos los asuntos técnicos referentes a la forma más adecuada de llevar a la practica sus responsabilidades y de las decisiones normativas de las cuestiones técnicas. El director del albergue, como supervisor de las funciones, es un administrador que se ocupa de que los servicios sean suministrados de manera apropiada y oportuna a los ocupantes del refugio y no de decidir las políticas para dichos servicios. Sin embargo, este supervisor de las funciones está a las órdenes de el director, en lo concerniente a los asuntos administrativos. Esta comunicación incluye aspectos como horas, estadísticas, progreso de las tareas y problemas con otras funciones en el albergue que no se pueden resolver directamente con otros supervisores.

Si se ha escogido y entrenado con anticipación al personal de coordinación del albergue, normalmente un plan organizativo estará listo para comenzar a operar, por otra parte, si la enfermera apenas lo está organizando cuando se abre el albergue, tendrá que concentrarse en las necesidades más inmediatas. Después de iniciar labores es importante organizarlas.

Distribución de espacio

En circunstancias normales, el director del albergue colabora con los supervisores de las funciones disponibles en la formulación de un plan de distribución del terreno. No existe un solo modelo para la distribución del espacio El plan varia de acuerdo al tamaño y la forma del albergue, el número de ocupantes y el tiempo que permanecerá funcionando. Otra consideración es si en el albergue se concentrarán instalaciones como centro de alimentación fijo, una enfermería temporal o una unidad de descontaminación.

La oficina del director y de administración debe estar ubicada en un sitio céntrico y es conveniente que se les identifique con facilidad y a ella puedan llegar ocupantes, visitantes y personal de servicios. Normalmente cerca de la entrada principal se sitúa el cubículo de registro y la oficina de mensajería. Los servicios médicos deben ser accesibles para los ocupantes y ano así ofrecer privacía y tener tamaño adecuado para guardar allí todos los materiales necesarios. Los servicios familiares requieren de las mismas consideraciones. Si no se cuenta con estancias separadas para estas dos funciones, habrá que utilizar mamparas o canceles para separarlas.

El área de servicios de alimentos estará determinada por las instalaciones de la cafetería y el sitio donde se localicen. Cuando se utiliza un gimnasio u otra zona de gran tamaño para dormitorios habrá que separar dicha sección de las áreas de actividad por medio de una barrera o de un espacio físico intermedio. La disposición anterior tiene importancia especial si se utiliza los dormitorios por turno.

El espacio para actividades recreativas y religiosas debe asignarse con base en las actividades planeadas para las instalaciones disponibles, como: un auditorio o salones de clase, o para deportes al aire libre y áreas de juego. Las zonas de almacenamiento se escogerán de acuerdo a la disponibilidad de estancias o gabinetes que pueden cerrarse con llave y candado.

Si se pretende utilizar el refugio para una actividad centralizada como una estación fija de alimentación, puesto de socorros o enfermería temporal o una unidad de descontaminación, las autoridades deben prestar consideración especial al flujo y transito de personas que circularan por el albergue. Además, para conservar un "acceso controlado", habrá que separar algunas actividades de otras funciones e identificarlas con toda claridad.

Programación del personal

El director del albergue es responsable de que exista el número necesario de personal para operar el refugio y brindar los servicios según se vayan requiriendo. Dicha responsabilidad algunas veces es sólo indirecta para ciertas funciones, por ejemplo, los servicios médicos, dado que la programación de éstas se efectúa en consulta con el director.

Se necesitan en promedio unos 47 miembros del personal para que funcione un albergue día y noche con 200 ocupantes. (tabla 9-1). Estos últimos que por lo general pueden desempeñar 85% de los trabajos, son la fuente principal del personal. Un coordinador de voluntarios debe reclutar a personas para asignarlas a tareas específicas. En caso de que se necesite contratar personal, esta contratación debe ser coordinada por la oficina central, de la cual el director es responsable.

La oficina del director y la estación de enfermería deben trabajar las 24 horas. Se destinan horarios específicos para otras funciones, que se limitan a las horas diurnas y a las primeras horas de la noche.

En algunos países funcionan organizaciones de voluntarios que participan en las labores de auxilio en desastres; algunas de ellas están afiliadas a alguna religión, y su objetivo principal es brindar servicios más eficientes a las víctimas. Con frecuencia la Cruz Roja de la localidad es quien coordina los esfuerzos de tales organizaciones. También existen algunos clubes de radio aficionados que prestan voluntariamente sus servicios y también equipo de comunicación privado para que se emplee en los albergues.

Es importante considerar la posibilidad de establecer un consejo de orientación si se prevea que el albergue funcionará por largo tiempo. El consejo es un grupo pequeño de estructura informal integrado por ocupantes del refugio que constituyen una fuente de información y de opinión para el director.

Mecanismos para obtener material y equipo

El director es el encargado de establecer un sistema para controlar la compra y la distribución de materiales y equipo. El sistema puede ser centralizado o descentralizado y se basa en el tamaño del refugio y el tiempo calculado de su operación. La responsabilidad económica es de máxima importancia. En operaciones pequeñas pueden establecerse cuentas de crédito con los vendedores locales. La Cruz Roja utiliza una "órden de compra" para adquirir todos los suministros y el equipo; la cual también se emplea en los servicios familiares y médicos para cualquier auxilio individual que se preste a los ocupantes del albergue. En operaciones mayores se establece la adquisición central de los productos necesarios y e] director solicita la entrega de los artículos de esa fuente.

TABLA 9 - 1 Muestra del patrón de asignación personal en un Albergue para atención masiva

Preparación de registros y comunicados

Los procedimientos administrativos sistemáticos son necesarios e importantes; pues permiten llevar un control y un recuento de los ocupantes y de los servicios de apoyo. El director tiene la responsabilidad directa en esta área. Los registros exactos son útiles para preparar los reportes requeridos y por ello es importante que en todos los servicios y actividades se lleven libros de entradas y salidas. La Cruz Roja utiliza formas estándar para registro y reportes. Sin embargo, si no se cuenta con tales formas, la información se registrará en una libreta de notas o de alguna otra forma.

Los registros (recuadros 9-1) deben contener información actualizada y precisa, como nombres y apellidos de la familia, edad, sexo, estado civil de los integrantes, número telefónicos y dirección previa al desastre, los miembros de la familia que no se encuentren dentro del albergue e información médica. Al abandonar el refugio, habrá que obtener el domicilio y el número telefónico del sitio en donde vivirá la (s) persona (s) después de desastre. La forma mencionada puede utilizarse para señalar la ubicación de un ocupante dentro del albergue y si la persona voluntariamente ha desempeñado tareas del personal.

Cada día el director debe enviar un reporte estadístico (recuadro 9-2) a las oficinas generales, de quien el recibe órdenes directas. Dicho reporte contiene el número de personas albergadas, el número de comidas servidas, el de personas que han recibido tratamiento médico y los problemas principales que han surgido. También incluye el número de miembros del personal que operan el refugio. El comunicado por lo general se transmite antes por teléfono y más tarde por correo o por medio de un mensajero.

Otros registros incluyen a veces las tarjetas de entrada y salida del personal, listas de equipo prestado o rentado y promesas de pago. Es posible que que las oficinas generales deseen recibir comunicados de las promesas de pago, de una forma programada.

Lista de funciones del director

Después de recibir la notificación oficial para abrir un albergue el director acude inmediatamente al edificio o instalación destinada para ese fin. El primer miembro del personal directivo que llegue al sitio se hacer cargo del refugio hasta que sea relevado por alguien más calificado. A continuación presentamos una lista de las funciones que debe desempeñar el director elaborada por la Cruz Roja:

• Establecer y mantener comunicación con las oficinas generales.
• Emprender medidas para la identificación del albergue y de su personal.
• Nombrar asistentes para delegar responsabilidades.
• Controlar la entrada y comenzar el registro.
• Distribuir el espacio y comenzar la organización.
• Establecer los servicios médicos de urgencia y la selección de los ocupantes que llegan.
• Establecer los procedimientos de seguridad, y normas contra incendios.
• Elaborar un inventario de los materiales disponibles y ordenar los necesarios, así como el equipo, a las oficinas generales.
• Hacer los arreglos para el cuidado de mascotas en caso necesario.
• Emprender medidas para hacer cumplir la ley y brindar protección contra incendios.
• Establecer los horarios de operación diaria.
• Poner en marcha todos los grupos funcionales y coordinar sus actividades.
• Reclutar personal adicional según se necesite.
• Establecer relaciones apropiadas dentro de la comunidad inmediata.
• Establecer los libros de registro de entradas y salidas, y los procedimientos para llevar estos registros.