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close this bookLogística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud (OMS, OPS; 2001; 188 paginas) [EN] [FR]
View the documentAgradecimientos
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View the documentIntroducción
open this folder and view contentsCapítulo 1: El entorno1
open this folder and view contentsCapítulo 2: La logística
open this folder and view contentsCapítulo 3: Evaluación de necesidades logísticas y de suministros4
open this folder and view contentsCapítulo 4: La coordinación
open this folder and view contentsCapítulo 5: Características de los suministros
open this folder and view contentsCapítulo 6: El abastecimiento14
open this folder and view contentsCapítulo 7: Recepción de los suministros
close this folderCapítulo 8: Registro, control y monitoreo de los suministros
View the documentIngreso y registro de los suministros
View the documentSistemas de control, monitoreo y seguimiento
View the documentEliminación de artículos no prioritarios y de otros suministros20
View the documentAnexo 8.1 El Sistema SUMA para la gestión de la asistencia humanitaria
open this folder and view contentsCapítulo 9: El almacenamiento21
open this folder and view contentsCapítulo 10: El transporte29
open this folder and view contentsCapítulo 11: La distribución
open this folder and view contentsCapítulo 12: La gestión de los suministros médicos44
open this folder and view contentsCapítulo 13: Transparencia e información en la gestión de los suministros
open this folder and view contentsCapítulo 14: Las telecomunicaciones54
open this folder and view contentsCapítulo 15: Tecnologías aplicadas a la logística57
View the documentBibliografía60
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Sistemas de control, monitoreo y seguimiento

Las provisiones tendrán un trecho y una serie de etapas a recorrer desde el punto de ingreso o recepción hasta llegar a las manos de la población; para disminuir las pérdidas, desvíos y hacer un uso más eficiente de los recursos, debe existir un instrumento que certifique su paso por cada uno de estos "momentos" e indique hacia dónde ha continuado su recorrido. Estos controles deben indicar también qué tipo de suministros ha sido movilizado, en qué cantidad, cuáles son sus condiciones e identificar a las personas que han intervenido en el proceso de su movilización.

Los instrumentos documentales y los procedimientos de control y seguimiento de las provisiones, deben ser acordados y diseñados en la etapa de preparación del plan de logística. Los formularios de registro que se utilizarán tienen que ser oficiales e impresos, con numeración consecutiva y previendo copias para cada una de las personas que tendrán responsabilidad en las diferentes etapas.

El diseño anterior y cuidadoso de la documentación es importante, ya que esta tiene que hacer coincidir y complementar información proveniente de las diversas etapas en el recorrido de los suministros. Es importante además definir claramente a las personas que serán responsables del control en cada una de estas etapas.

Al definir los procedimientos de control se tiene la difícil tarea de encontrar el balance entre métodos sencillos que no obstaculicen el flujo pero que al mismo tiempo no permitan el movimiento incontrolado de suministros. Una clave importante es asegurar que las personas a cargo conozcan el uso de los diferentes formularios y apliquen apropiadamente los procedimientos, así como la supervisión constante de las personas y las actividades.

Los aspectos que se deben controlar en cada una de las diferentes etapas en el recorrido de los suministros dentro del país o la región se pueden resumir de la siguiente manera (ver también tabla 8.1):

• Llegada de los suministros y donaciones a los puntos de ingreso (puertos, aeropuertos, fronteras) y sitios de recepción (centros de acopio, instituciones, etc.):

• Ingreso y registro de las provisiones;

• Almacenamiento temporal;

• Salida de las provisiones (entrega para su uso o distribución, o envío a otros sitios de almacenamiento).

• Transporte de los suministros y donaciones hacia otros sitios de almacenamiento o al terreno mismo:

• Carga de las provisiones;
• Aviso al destinatario sobre el envío de la carga;
• Transportación (incluye trasbordos);
• Descarga de las provisiones.

• Recepción en el terreno o en centros secundarios de almacenamiento:

• Verificación física y documental de la carga (cantidad, peso, calidad);
• Registro de los suministros que llegan;
• Notificación al remitente de recepción del envío.

• Almacenamiento de los suministros:

• Registro de ingresos de suministros;

• Inventarios y control de existencias;

• Medidas de higiene y seguridad de la bodega;

• Fechas de vencimiento y rotación de existencias;

• Servicios y mantenimiento de equipos que lo requieran (p.ej. bombas de agua, generadores eléctricos, etc.);

• Registro y constancia de pérdidas y destrucción de artículos;

• Registro de salida de suministros.

• Salida de los suministros del sitio de almacenamiento (entregas para su uso o envíos a puntos de distribución):

• Carga de las provisiones;
• Aviso al destinatario sobre el envío de la carga;
• Transportación (incluye trasbordos);
• Descarga de las provisiones.

• Distribución de la asistencia:

• Registro de las provisiones que llegan a los puntos de distribución;
• Almacenamiento de las provisiones;
• Registro e identificación de beneficiarios;
• Registro de entrega de la asistencia a los beneficiarios;
• Inventarios y control de existencias;
• Informe diario de distribución.

Tabla 8.1 Matriz de monitoreo y control de los suministros

Etapa o situación

Instrumento / procedimientos de control*

Qué se debe verificar

Lugar de verificación

Ingreso al país o a la zona de emergencia de donaciones y suministros no solicitados

- Registro electrónico tipo Sistema SUMA u otro.
- Hojas de registro manual.

- Los contenidos por categorías.
- La cantidad y peso.
- La calidad (estado de las provisiones).
- Procedencia.

- Puntos de ingres (puertos, aeropuertos, fronteras, etc.)
- Puntos de recepción (otros centros de acopio).

Cuando desde el terreno se hace un pedido específico de suministros

- Formulario oficial de solicitud con numeración consecutiva.

- Que el solicitante sea la persona autorizada para hacer los pedidos.
- Contenido de los pedidos.
- Consultar al terreno cualquier duda o sugerencia.

- En el sitio de recepción de la solicitud.

Cuando se envían donaciones o suministros al terreno o a otro sitio diferente al de almacenamiento

- Formulario oficial de solicitud con numeración consecutiva.
- Formulario oficial de autorización de salida o despacho.

- Que el solicitante sea la persona autorizada para hacer los pedidos.
- Firmas y sellos de la autorización de despacho
- Que la carga despachada corresponda a lo expresado en los documentos que la acompañan (tipo, cantidad).
- Destino de la carga.

- Sitio de almacenamiento temporal de los suministros (centro de acopio, sitio de recepción).
- Durante el proceso de carga de los suministros en el vehículo respectivo.

Transporte de suministros

- Formulario oficial de autorización de salida o despacho.
- Manifiesto de carga o guía de transporte con numeración consecutiva.

- Firmas y sellos de la autorización de despacho.
- Que la carga corresponda a lo expresado en los documentos que la acompañan (tipo, cantidad).
- Destino de la carga.

- Sitio de almacenamiento temporal de los suministros.
- Durante el proceso de carga y descarga de los

Recepción de suministros en el sitio en que fueron solicitados

- Manifiesto de carga o guía de transporte con numeración consecutiva.
- Formulario para registrar el ingreso de la carga en el punto de recepción.

- Estado general de la carga.
- Los contenidos, la cantidad y la calidad de lo recibido deben concordar con lo solicitado.
- Que la carga corresponda a lo expresado en los documentos que la acompañan

- Lugar de recepción del envío.

Almacenamiento de los suministros

- Registro de ingresos a la bodega
- Inventarios físico y documental.
- Registro de salidas de suministros.
- Registro y constancia de pérdidas y destrucción de artículos deteriorados, vencidos, etc.

- Control de inventarios.
- Medidas de higiene y seguridad de la bodega.
- Rotación adecuada de los productos

- Sitio de almacenamiento de los suministros

Distribución de la asistencia

- Formulario de recepción de suministros en los centros de recepción.
- Registro e identificación de beneficiarios.
- Tarjetas de distribución.
- Formulario de informe de distribución.
- Control de existencias.

- Cumplimiento de los criterios para elegir beneficiarios.
- Aplicación correcta de los procedimientos y uso de los instrumentos establecidos para la distribución.
- Conciliación entre lo distribuido y los remanentes.

- Puntos de distribución.
- Centros de almacenamiento en las áreas de distribución.

* Todos los formularios utilizados deben tener numeración consecutiva y proveer copias para cada uno de los responsables que intervienen en el proceso respectivo.

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