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close this bookLogística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud (OMS, OPS; 2001; 188 paginas) [EN] [FR]
View the documentAgradecimientos
View the documentPrefacio
View the documentIntroducción
open this folder and view contentsCapítulo 1: El entorno1
open this folder and view contentsCapítulo 2: La logística
open this folder and view contentsCapítulo 3: Evaluación de necesidades logísticas y de suministros4
open this folder and view contentsCapítulo 4: La coordinación
open this folder and view contentsCapítulo 5: Características de los suministros
open this folder and view contentsCapítulo 6: El abastecimiento14
open this folder and view contentsCapítulo 7: Recepción de los suministros
open this folder and view contentsCapítulo 8: Registro, control y monitoreo de los suministros
close this folderCapítulo 9: El almacenamiento21
View the documentTipos de bodega o almacén
View the documentElección del sitio
View the documentCálculo de necesidades y capacidades de almacenamiento22
View the documentSitios alternativos para almacenamiento
View the documentPersonal requerido
View the documentEquipos y materiales requeridos en la bodega
View the documentZonas de movimiento y sectores de la bodega
View the documentAlmacenamiento y distribución interna de los suministros
View the documentProcedimientos para el ingreso y los despachos
View the documentSistemas de control y monitoreo
View the documentSalud ocupacional en la bodega
View the documentMantenimiento y medidas sanitarias
View the documentMateriales peligrosos
View the documentAnexo 9.1 Modelo de tarjeta de control de existencias
View the documentAnexo 9.2 Modelo de formulario de ingreso de suministros
View the documentAnexo 9.3 Modelo de formulario de despacho de suministros
View the documentAnexo 9.4 Modelo de formulario de reporte de existencias
open this folder and view contentsCapítulo 10: El transporte29
open this folder and view contentsCapítulo 11: La distribución
open this folder and view contentsCapítulo 12: La gestión de los suministros médicos44
open this folder and view contentsCapítulo 13: Transparencia e información en la gestión de los suministros
open this folder and view contentsCapítulo 14: Las telecomunicaciones54
open this folder and view contentsCapítulo 15: Tecnologías aplicadas a la logística57
View the documentBibliografía60
View the documentCubierta posterior
 

Sistemas de control y monitoreo

Parte de las responsabilidades consisten en garantizar que los suministros sean utilizados por quienes realmente los necesitan y evitar las pérdidas o desvíos de los mismos, así como reducir al máximo las posibilidades de robos e intrusiones. Igualmente, las condiciones de almacenamiento deben ser tales que permitan una óptima conservación de las provisiones. Algunas medidas en ese sentido son:

Seguridad de los suministros

• Solamente el personal a cargo puede tener libre acceso a las instalaciones de la bodega. Debe evitarse al máximo la presencia de personas ajenas; el acceso debe estar regulado y siempre en compañía del responsable.

• El sitio que alberga los suministros debe dotarse con condiciones y medidas para evitar los robos, tales como llavines de seguridad, cercas, iluminación de perímetro externo, etc.

• Siempre que sea posible, los productos y artículos de más valor deben almacenarse bajo llave.

• Se debe tener un control estricto del uso de las llaves de la bodega

• Se requiere vigilancia diurna y nocturna.

Rotación de los productos

• Habrá que establecer cuáles serán los niveles mínimos y máximos de existencias, y los puntos de nuevo pedido de provisiones. Estos niveles suelen ser distintos dependiendo del tipo de suministro y el ritmo de rotación que éste tenga.

• Aplicar el principio "lo que entra primero sale primero", para lo cual será necesario también mantener una lista actualizada de las fechas de ingreso y las fechas de vencimiento de los diferentes productos.

Control y monitoreo

• Se debe establecer procedimientos claros y estrictos para el control del ingreso y salida de los suministros.

• Cada nueva llegada de suministros debe ser registrada en el inventario. Incluso los productos que no ingresan de inmediato o que llegan deteriorados, deben ser registrados como tal.

• Debe existir una tarjeta de control de existencia para cada tipo de producto almacenado en la bodega (ver anexo 9.1) en la cual se anotan las fechas y cantidades de los ingresos y salidas, así como el saldo actual y el sector de la bodega en donde se ubica dicho producto.

• Hacer inventarios frecuentes y mantener actualizadas las tarjetas de control, los inventarios impresos y el sistema informatizado, cuando exista. Los inventarios, junto con los documentos de salida tienen que corresponder con la información registrada en las tarjetas de control de existencias.

• Registro y control claros y actualizados de las pérdidas y certificados de destrucción (productos vencidos o deteriorados). Normalmente, la disposición y el desecho de medicamentos vencidos o deteriorados solo puede ser llevado a cabo bajo la supervisión de un profesional o autoridad del ramo, según sea el caso y el tipo de medicamento, lo cual debe constar en un acta de destrucción.

• Se debe mantener control sobre las fechas de ingreso y las de vencimiento de los suministros para evitar pérdidas por caducidad dentro de la bodega.

• Deben existir formularios para registrar todos los movimientos en la bodega, tales como ingresos, salidas, pedidos, entregas, etc. (ver modelos en los anexos 9.2 y 9.3). Estos formularios deben estar numerados consecutivamente y deben incluir la fecha y los datos de las personas involucradas en el proceso.

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