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close this bookLogística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud (OMS, OPS; 2001; 188 paginas) [EN] [FR]
View the documentAgradecimientos
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View the documentIntroducción
open this folder and view contentsCapítulo 1: El entorno1
open this folder and view contentsCapítulo 2: La logística
open this folder and view contentsCapítulo 3: Evaluación de necesidades logísticas y de suministros4
open this folder and view contentsCapítulo 4: La coordinación
open this folder and view contentsCapítulo 5: Características de los suministros
open this folder and view contentsCapítulo 6: El abastecimiento14
open this folder and view contentsCapítulo 7: Recepción de los suministros
open this folder and view contentsCapítulo 8: Registro, control y monitoreo de los suministros
close this folderCapítulo 9: El almacenamiento21
View the documentTipos de bodega o almacén
View the documentElección del sitio
View the documentCálculo de necesidades y capacidades de almacenamiento22
View the documentSitios alternativos para almacenamiento
View the documentPersonal requerido
View the documentEquipos y materiales requeridos en la bodega
View the documentZonas de movimiento y sectores de la bodega
View the documentAlmacenamiento y distribución interna de los suministros
View the documentProcedimientos para el ingreso y los despachos
View the documentSistemas de control y monitoreo
View the documentSalud ocupacional en la bodega
View the documentMantenimiento y medidas sanitarias
View the documentMateriales peligrosos
View the documentAnexo 9.1 Modelo de tarjeta de control de existencias
View the documentAnexo 9.2 Modelo de formulario de ingreso de suministros
View the documentAnexo 9.3 Modelo de formulario de despacho de suministros
View the documentAnexo 9.4 Modelo de formulario de reporte de existencias
open this folder and view contentsCapítulo 10: El transporte29
open this folder and view contentsCapítulo 11: La distribución
open this folder and view contentsCapítulo 12: La gestión de los suministros médicos44
open this folder and view contentsCapítulo 13: Transparencia e información en la gestión de los suministros
open this folder and view contentsCapítulo 14: Las telecomunicaciones54
open this folder and view contentsCapítulo 15: Tecnologías aplicadas a la logística57
View the documentBibliografía60
View the documentCubierta posterior
 

Procedimientos para el ingreso y los despachos

Estos procesos se realizan en las zonas designadas en la bodega para tales efectos, siguiendo los procedimientos y utilizando los formularios respectivos. Estos deben ser establecidos con anterioridad, ser claramente comprendidos y aplicados metódicamente por las personas a cargo. Los formularios deben prever espacio para el nombre y firma de las personas que intervienen en el proceso (ver anexos 9.1 y 9.2).

Ingresos

Algunos de los procedimientos típicos que se deben aplicar a la llegada de las provisiones son:

• Toda carga que ingresa a la bodega debe ser verificada en términos de cantidad, peso y calidad, mediante revisión física y documental. El contenido debe corresponder a lo declarado por los documentos que la acompañan.

• Una vez conforme la verificación, debe ser registrada en el inventario de la bodega. Es importante anotar cualquier información especial respecto a los suministros, como por ejemplo si se ha recibido menos (cantidad, peso) o artículos diferentes a los expresados en el documento de entrega. En estas situaciones se abrirá un "expediente" sobre los casos específicos, que servirá de constancia para verificaciones posteriores y de referencia para investigar la anomalía.

• Reingresos y devoluciones: en algunas ocasiones, la totalidad o parte de algunos productos que fueron despachados podrían regresar a la bodega, ya sea porque no se pudo distribuirlos, porque sobraron, etc. Estos se deben registrar como devoluciones y no como nuevos ingresos.

• Mediante la inspección física de la carga, se debe identificar:

• Bultos (costales, bolsas, cajas, sacos) rotos o húmedos.

• Bultos con evidencia de haber sido saqueados.

• Recipientes que presentan fugas de líquido.

• Latas de comida abombadas, herrumbradas o arrugadas, lo cual podría indicar que el producto ha perdido su calidad y no sea apto para el consumo humano.

• Productos enlatados sin etiqueta, con etiquetas en otros idiomas o con fechas de caducidad pasada. Estos productos no se deben distribuir, ya que no podemos garantizar la calidad de sus contenidos.

• Cuando se reciben alimentos (p.ej. cereales), se debe verificar si no hay contaminación por insectos. Si se detecta alguna contaminación, se debe evitar el ingreso de estos productos para evitar el contagio de los productos limpios que ya están en la bodega. Cualquier tratamiento de desinfección debe ser realizado por una persona entrenada.

• La leche en polvo debe inspeccionarse para verificar que no esté rancia.

• En los casos de maíz, arroz, frijoles u otros granos de este tipo, se debe determinar al ingreso si se trata de semillas para la siembra o productos para el consumo, ya que algunas veces llegan donaciones como insumos agrícolas que no son necesariamente comestibles. Una vez más, una persona con conocimientos al respecto debe realizar la inspección.

Entrega

Algunos de los procedimientos típicos para el despacho de provisiones son:

• Los productos deben pasar el menor tiempo posible en la bodega, por eso la rotación de las existencias se hace bajo el principio "lo que entra primero sale primero": los productos que tienen más tiempo de estar en la bodega se ubican en el frente de las estibas para ser distribuidos antes y los artículos que van llegando se colocan detrás, esperando su turno.

• El mismo principio se aplica a los productos que expiran: se despachan primero aquellos con fecha de vencimiento más cercana. En caso de igual fecha de expiración, los productos con más tiempo de estar en la bodega saldrán antes.

• Cualquier entrega se hace únicamente mediante el documento de autorización oficial firmado debidamente por la persona autorizada.

• El mismo procedimiento de revisión física y documental se debe aplicar a los suministros que salen para verificar que la cantidad y contenido de los suministros que están siendo despachados corresponda a lo declarado por los documentos que la acompañan.

• Todo despacho debe registrarse para ser deducido del inventario de existencias.

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