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close this bookLogística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud (OMS, OPS; 2001; 188 paginas) [EN] [FR]
View the documentAgradecimientos
View the documentPrefacio
View the documentIntroducción
open this folder and view contentsCapítulo 1: El entorno1
open this folder and view contentsCapítulo 2: La logística
open this folder and view contentsCapítulo 3: Evaluación de necesidades logísticas y de suministros4
open this folder and view contentsCapítulo 4: La coordinación
open this folder and view contentsCapítulo 5: Características de los suministros
close this folderCapítulo 6: El abastecimiento14
View the documentFuentes y formas de adquisición de los suministros15
View the documentLas requisiciones
View the documentEl envío de los suministros
View the documentProcedimientos para los envíos
View the documentAnexo 6.1 Modelo de hoja de pedido
View the documentAnexo 6.2 Algunos símbolos utilizados para la identificación de suministros (Federación Internacional de la Cruz Roja y la Media Luna Roja)
View the documentAnexo 6.3 Modelo de Guía de transporte
open this folder and view contentsCapítulo 7: Recepción de los suministros
open this folder and view contentsCapítulo 8: Registro, control y monitoreo de los suministros
open this folder and view contentsCapítulo 9: El almacenamiento21
open this folder and view contentsCapítulo 10: El transporte29
open this folder and view contentsCapítulo 11: La distribución
open this folder and view contentsCapítulo 12: La gestión de los suministros médicos44
open this folder and view contentsCapítulo 13: Transparencia e información en la gestión de los suministros
open this folder and view contentsCapítulo 14: Las telecomunicaciones54
open this folder and view contentsCapítulo 15: Tecnologías aplicadas a la logística57
View the documentBibliografía60
View the documentCubierta posterior
 

Procedimientos para los envíos

Aviso de envío

Quienes reciben los envíos necesitan hacer los preparativos necesarios para la recepción de la carga, lo cual implica además buscar sitio para su almacenamiento, transporte en caso de trasbordos, personal para manipular la carga, etc. Por esa razón se les debe brindar, con suficiente anticipación, toda la información posible sobre la naturaleza de la carga y su medio de transporte. Algunos aspectos que deben ser notificados al destinatario:

• Respecto a la carga:

• Tipo de productos que contiene la carga
• Cantidad (número de bultos)
• Peso y volumen
• Cuidados especiales requeridos por la carga (p.ej. refrigeración)
• Número de pedido al que corresponde el envío (si lo hubiera)

• Sobre el medio de transporte

• Tipo y características del transporte
• Compañía de transporte (si corresponde)
• Persona a cargo del transporte

• Respecto al itinerario

• Hora estimada de salida y ruta prevista

• Hora estimada de llegada. Todo cambio del horario o itinerario de envío debe ser notificado al punto de destino.

• Sitio exacto de llegada (en una zona de operaciones puede haber varios sitios de recepción)

• Toda otra información que se considere pertinente para facilitar los preparativos de recepción.

Documentos de envío

• Envíos nacionales o locales:

Normalmente, requieren menos documentación que los internacionales. Deben ir acompañados de un "manifiesto de carga" o "guía de transporte", que describe el cargamento y otra información sobre los suministros enviados (ver anexo 6.3), así como la lista de contenido mencionada anteriormente.

• Envíos internacionales:

En estos casos, la carga viaja acompañada de un "Conocimiento de embarque" (en inglés waybill o bill of lading) y su respectivo manifiesto de carga o guía de transporte preparados por la compañía de transportes. Es importante mencionar que la guía de transporte utilizada por la compañía con su papelería estandarizada, es para su propio uso y para los procedimientos de aduana, por lo cual es conveniente incluir la guía de transporte de la organización que hace el envío, así como la lista de contenidos describiendo la carga por bulto, que servirá además para sus propios controles internos. (Ver anexo 6.3.)

Control y monitoreo

Las operaciones de transporte, así como todos los otros segmentos de la cadena logística, requieren procedimientos de control y monitoreo que permitan seguir los suministros desde el momento de su despacho hasta la recepción en su destino final.

Estos controles servirán entre otras cosas para:

1. Conocer el camino recorrido por los suministros y así poder identificar dónde pudo haber quedado, por ejemplo, un cargamento que no llegó a su destino.

2. Identificar a todas las personas que han tenido responsabilidad con el cargamento desde su punto de despacho hasta el destino final.

3. Tener documentos de control sobre el envío y recepción de suministros.

En el caso de los envíos, esta función la cumplen las guías de transporte, las cuáles deben ser impresas en formularios estandarizados que permitan recopilar como mínimo la información siguiente (ver además anexo 6.3):

• número consecutivo del envío;
• fecha de envío;
• lugar de envío;
• medio de transporte;
• nombre y firma de los responsables: el que despacha, el que transporta, el que recibe;
• descripción de la carga;
• espacio para observaciones.

Estos formularios deben tener además las características siguientes:

• ser impresos, tipo talonario;
• tener numeración consecutiva;
• proveer copias para cada persona que interviene en el proceso (despacho, transporte, recepción).

Seguros de la carga

Cuando se envía una carga con una compañía de transportes autorizada, idealmente el seguro será parte del contrato de transporte (ver capítulo 7, sección "Incoterms"). De otra manera, hay que hacer averiguaciones sobre los diferentes tipos de seguros para la carga y sus coberturas. Evidentemente, no se debe esperar a estar en el medio de una operación de urgencia para buscar esta información; por el contrario, esta información es parte de las actividades de preparación que requiere la planificación de la logística para emergencias.

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