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close this bookGuía de Preparativos de Salud Frente a Erupciones Volcánicas - Módulo 5: La Comunicación Frente a Erupciones Volcánicas (OMS, OPS; 2005; 87 paginas) View the PDF document
View the documentAgradecimientos
View the documentIntroducción general a la Guía
View the documentIntroducción al módulo 5
View the documentObjetivos del módulo 5
close this folderCapítulo 1: La comunicación y la gestión del riesgo
View the document1. Conceptos básicos
View the document2. El papel de la comunicación en las instituciones del sector salud
View the document3. Los ámbitos de la comunicación interna
View the document4. Comunicación externa: las alianzas
open this folder and view contentsCapítulo 2: Planificación de la comunicación en salud frente al riesgo volcánico
open this folder and view contentsCapítulo 3: La comunicación en la crisis volcánica: recomendaciones prácticas
open this folder and view contentsAnexos
 

3. Los ámbitos de la comunicación interna

La comunicación interna es el conjunto de relaciones y procedimientos que se generan dentro de la institución y que le permiten orientar las acciones hacia el cumplimiento de sus objetivos.

Un buen proceso de comunicación dentro de las instituciones parte del reconocimiento de cada una de las personas que laboran en ella, más allá de las funciones que desempeñan. De esta manera, su sentido de pertenencia y motivación con respecto a la institución, así como la formación y especialización de cada una de las personas, garantizan la implementación del plan de gestión del riesgo en general, convirtiéndolo en una tarea sencilla y eficaz.

En la comunicación interna podemos resaltar tres aspectos: el ámbito político, los canales o soportes que utiliza y la capacidad de interpretar y procesar la información.

Ámbito político: hace referencia a los objetivos, la misión y la visión institucionales, y a los procedimientos internos de la institución para la toma de decisiones, la distribución de roles y funciones, y las normas de convivencia existentes.

Estos elementos orientan las acciones de cada institución, por lo tanto, los planes de emergencia y de comunicación, las estrategias para la gestión del riesgo y las medidas de preparación y respuesta frente al riesgo volcánico, deberán ser coherentes con estos planteamientos.

Solo en la medida en que el personal interno conoce los objetivos de la institución, participa en la toma de decisiones desde su función particular y tiene acceso a la información sobre planes, políticas y programas institucionales, puede comprometerse y respaldar las acciones en cada fase de la gestión del riesgo.

Canales o soportes de la información institucional: comprenden desde los medios impresos -como boletines, carteleras e informes-, medios electrónicos como la intranet, hasta las relaciones interpersonales a través de reuniones.

Estos medios y espacios pueden aprovecharse por la institución para preparar a su personal en la gestión del riesgo en los siguientes aspectos: socializar los planes de emergencia y de comunicación; presentar la distribución de funciones en relación con la respuesta a una crisis volcánica; informar acerca de las acciones o medidas adoptadas para el cuidado de la salud y la vida en caso de emergencia.

Para mantener y promover la comunicación interna en el sector salud en relación a la gestión del riesgo volcánico, se proponen las siguientes medidas:

• Destinar un espacio fijo en los boletines periódicos institucionales o en las carteleras internas para entregar datos breves y frecuentes sobre las acciones de preparación y/o de res- puesta frente a erupciones volcánicas. Dependiendo de las características de cada institución y de sus necesidades, algunos posibles temas de comunicación son: ubicación de rutas y lugares seguros en la edificación, personas encargadas de ciertas tareas durante la emergencia, medidas para el cuidado de la salud, políticas institucionales para gestión del riesgo, sistemas de alerta interna, etc.

• Aprovechar espacios de reunión -ordinarios o extraordinarios- para comunicar y educar al personal sobre el riesgo volcánico y la responsabilidad del sector salud.

• Establecer canales de información a través de los cuales se puedan activar los planes de emergencia, socializar la explicación de boletines de los organismos científicos y mantener actualizada la información relacionada con la situación actual del riesgo volcánico. Algunos ejemplos de estos canales son los sistemas de altavoz, la intranet, un centro de información permanente, radiofrecuencias y directorio telefónico para ubicación del personal en caso de una emergencia.

• Programar actividades periódicas de entrenamiento y socialización como simulaciones o talleres que permitan identificar perfiles y habilidades particulares para cada fun- ción requerida en las fases de la gestión del riesgo. Estas acciones, además, fortalecen la capacidad de trabajo en equipo y refuerzan el compromiso de los miembros de la institución.


Capacidad de interpretar y procesar internamente la información externa: es un recurso estratégico que se refiere a la capacidad de las organizaciones para, en situaciones de crisis, responder adecuadamente y adaptarse a las condiciones particulares de cada contexto.

Este aspecto está en estrecha relación con los dos anteriores -políticas y canales de comunicación- y se refiere a la necesidad de que los organismos del sector salud estén permanentemente organizados y preparados para responder ante un desastre y participar en la recuperación. Ninguna institución sobrevive a un desastre sin mantener contacto con el exterior, es decir, con otras organizaciones y personas que pueden respaldar sus acciones o que, por el contrario, las reclaman.

La articulación de los tres aspectos descritos favorece la calidad de la comunicación interna al mantener los flujos de información, la coordinación de tareas y el compromiso del personal en un nivel adecuado.

Igualmente, la coordinación interna de la institución debe ser permanente, con todos los componentes -departamentos, unidades, dependencias o áreas de trabajo- pues cada uno es un eslabón indispensable para el cumplimiento de las tareas en cualquier situación. Todo esto permite al sector salud actuar como una estructura organizada, firme y preparada para responder ante el fenómeno volcánico, sin que se genere un desastre interno.

Para mantener la comunicación interna en el sector salud se debe destinar un espacio fijo en los boletines periódicos institucionales o en las carteleras y aprovechar espacios de reunión para difundir y analizar con el personal sobre el riesgo volcánico y la responsabilidad del sector salud, establecer canales de información para activar los planes de emergencia y programar actividades periódicas de entrenamiento y capacitación.


Comunicación interna

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