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close this bookGuía de Preparativos de Salud Frente a Erupciones Volcánicas - Módulo 5: La Comunicación Frente a Erupciones Volcánicas (OMS, OPS; 2005; 87 paginas) View the PDF document
View the documentAgradecimientos
View the documentIntroducción general a la Guía
View the documentIntroducción al módulo 5
View the documentObjetivos del módulo 5
open this folder and view contentsCapítulo 1: La comunicación y la gestión del riesgo
close this folderCapítulo 2: Planificación de la comunicación en salud frente al riesgo volcánico
View the document1. ¿Qué es un plan de comunicación?
View the document2. ¿Cómo formular el plan de comunicación en salud frente al riesgo volcánico?
open this folder and view contentsCapítulo 3: La comunicación en la crisis volcánica: recomendaciones prácticas
open this folder and view contentsAnexos
 

2. ¿Cómo formular el plan de comunicación en salud frente al riesgo volcánico?

Un plan de comunicación del sector salud para enfrentar eventos volcánicos debe guardar coherencia con los planes de emergencia y los programas de gestión del riesgo que se desarrollan interna e interinstitucionalmente.

La reducción del riesgo en la actividad volcánica puede representar el esfuerzo de unos meses o de varios años, pues ya hemos dicho que es imposible determinar anticipadamente la ocurrencia de un evento volcánico. Por ello, las acciones de comunicación y salud se planifican antes del incremento de la actividad volcánica y abarcan las fases de prevención, mitigación, respuesta y rehabilitación.

Para el desarrollo del plan de comunicación en la reducción del riesgo volcánico tome en cuenta los siguientes lineamientos:

• Recopilar información para la formulación o adaptación de planes de emergencia internos del sector salud y comunitarios, así como para el plan de comunicación, de acuerdo con las necesidades identificadas.

• Identificar o crear canales de información y recursos disponibles para potenciar la comunicación en los diferentes momentos de la gestión del riesgo y con los diferentes públicos, como: emisoras radiales, canales de televisión, periódicos, boletines, internet y frecuencias de radio interinstitucionales.

• Establecer alianzas interinstitucionales y fortalecer las relaciones mediante procesos educativos permanentes, con énfasis en simulacros y ejercicios prácticos. Se debe contar con la participación de la ciudadanía, los gobiernos locales, el sector educativo, las entidades gubernamentales, los organismos científicos, los medios de comunicación, los gremios periodísticos, las organizaciones comunitarias y posibles cooperantes.

• Vincular a los medios de comunicación como aliados para la difusión oportuna y masiva de la información relacionada con la actividad volcánica, los planes que se formulan, las principales medidas para la prevención de los efectos de las erupciones volcánicas.

• Definir los roles y las funciones necesarias en los diferentes momentos de la comunicación en la gestión del riesgo y, asignar al personal mejor capacitado y dispuesto para cada una de ellas

• Diseñar e implementar campañas informativas y educativas en torno a la amenaza volcánica, sus posibles efectos en la salud y la respuesta requerida de las instituciones y de la población.

• Elaborar formatos, plantillas y esquemas para difundir la información requerida por los diferentes públicos en todas las fases de la crisis volcánica.

• Elaborar, socializar y poner a prueba los planes mediante simulacros y ejercicios de capacitación.


A continuación se presenta un esquema con los principales elementos para la elaboración y formulación del plan de comunicación (ver el Anexo No.1: Preguntas claves para formular el plan de comunicación, pág.64). Recuerde que se trata de una guía y que se puede adaptar, ampliar o interpretar de acuerdo con las necesidades específicas locales, regionales e institucionales.

Diagnóstico de la situación

La reducción del riesgo en la actividad volcánica puede representar el esfuerzo de unos meses o de varios años, pues es imposible determinar anticipadamente la ocurrencia de un evento volcánico. Por ello, las acciones de comunicación y salud se planifican antes del incremento de la actividad volcánica y abarca todas las fases de prevención, mitigación, respuesta y rehabilitación.

Para diseñar las estrategias y definir las líneas de acción es necesario conocer las condiciones sociales, políticas y económicas de la comunidad; la situación del sector salud y de su institución; las condiciones que pueden favorecer o dificultar el proceso de comunicación; y la información científica relacionada con el riesgo por erupciones volcánicas.

• Las características generales de la situación social, política y económica de la zona afectada o potencialmente afectada por la actividad volcánica.

• Algunos datos básicos: población, características culturales, idiomas o dialectos, prácticas religiosas, condición socioeconómica de la población potencialmente afec- tada, organizaciones sociales, principales fuentes de ingreso y actividades productivas, infraestructura en salud y otras áreas importantes, líneas vitales, vías principales, áreas y poblaciones más vulnerables.

• La situación actual del sector salud en el área.

• Organizaciones y entidades, infraestructura, cobertura, responsables, distribución de tareas y funciones.


• Las condiciones de la institución o entidad para enfrentar la gestión del riesgo volcánico.

• Capacidad de las organizaciones y entidades del sector salud para enfrentar emergencias y desastres. Por ejemplo, recursos humanos, técnicos y financieros disponibles para la respuesta ante erupciones volcánicas, experiencia y capacidad logística, área específica que atiende: asistencia, administración, políticas públicas, socorro, etc.

• Existencia de personal capacitado en el tema de los volcanes y la comunicación.

• Espacios, rutas y medios de información y comunicación disponibles.

• Dificultades y limitaciones para la comunicación interna.

• Comunicación interinstitucional: alianzas establecidas, ¿con quiénes?, ¿con qué frecuencia?, ¿a través de qué medios? Recursos financieros disponibles en la institución.

• Existencia de otros planes, programas o experiencias sobre comunicación en salud para la gestión del riesgo volcánico.


• Las condiciones y escenarios de comunicación.

• Principales percepciones frente al riesgo. Conocimientos y formas de asumir el riesgo y sus consecuencias por parte de la comunidad, el sector salud y la institución. Creencias y prácticas culturales relacionadas con las erupciones volcánicas.

• Principales medios de comunicación con que cuenta la población potencialmente afectada: emisoras, canales de televisión, periódicos, revistas, boletines, acceso a la internet, medios comunitarios y alternativos.

• Horarios y programas o secciones consultados con mayor frecuencia.

• Responsables de los medios: propietarios, directores de programación; jefes de secciones o áreas, periodistas vinculados con el tema.

• Los actores sociales: líderes y autoridades comunitarias, religiosas, políticas y culturales.

• Los principales espacios de encuentro o reunión: iglesia, plaza u otros puntos de concentración.

• Los materiales comunicacionales disponibles: materiales impresos, audiovisuales e informáticos, que hagan alusión al tema de las erupciones volcánicas y la salud, el manejo de los desastres o datos locales sobre la condición real frente al riesgo por estos eventos.

• Existencia de otros planes, programas o experiencias sobre comunicación en salud para la gestión del riesgo volcánico.


• La información sobre el riesgo volcánico de la zona.

• El riesgo por erupciones volcánicas en el área de influencia de la institución.

• Población y nivel de vulnerabilidad.

• Comportamiento presente y pasado del volcán con base en los reportes de los institutos científicos y testimonios de pobladores y personal especializado.

• Mapas de riesgo.


Los propósitos y objetivos

Los objetivos son la base orientadora de la acción, ellos le ayudan a determinar las estrategias y herramientas adecuadas. Defina un objetivo general y al menos dos objetivos específicos del plan de comunicación.

Responden a las siguientes preguntas:

• ¿Qué queremos hacer?
• ¿Qué cambios deseamos lograr?
• ¿A dónde queremos llegar?
• ¿En qué período de tiempo?


Las estrategias

Las estrategias se seleccionan de acuerdo al diagnóstico y en base a los objetivos formulados. La estrategia responde a la pregunta ¿cómo voy a llevar adelante el plan de comunicación? El éxito de la estrategia de comunicación depende de la combinación adecuada de formas y medios de comunicación con las características de los receptores (ver el Anexo No.2: Principales formas de comunicación, pág.68; y el Anexo No.3: Géneros periodísticos, pág.71).

Los soportes o herramientas de comunicación

Las herramientas de comunicación son los materiales que permiten cumplir con los objetivos. Éstos pueden ser impresos, audiovisuales o radiales; acción directa en ferias, festivales de arte, exposiciones, charlas, foros, talleres, visitas a zonas de riesgo, simulacros; materiales de promoción electrónicos como páginas web, CD-ROM educativos, etc.

El cronograma de actividades

El plan de comunicación del sector salud para enfrentar eventos volcánicos debe vincular a los medios de comunicación como aliados estratégicos para la difusión oportuna y masiva de información relacionada con la actividad volcánica, los planes que se formulan y las principales medidas para la prevención de los efectos en la salud por las erupciones volcánicas.

Las actividades concretan en la práctica el plan de comunicación y deben responder a los objetivos propuestos. Planifique cada una de las actividades, precise el objetivo de la misma, describa la acción a realizarse, señale los límites de tiempo en los que se llevará a cabo, los recursos que requiere y defina las responsabilidades para su ejecución.

Un ejemplo de formulación de un segmento del plan de comunicación es el siguiente:

Objetivo

Acciones

Tiempo

Recursos

Responsable

Informar sobre medidas de prevención relacionadas con el uso de agua segura durante las erupciones volcánicas.

1. Charlas y distribución de material escrito a líderes comunitarios.

Primer trimestre del año.

Materiales de divulgación (folletos).
Profesionales de salud ambiental.
Lugares de reunión equipados.

Área de comunicación del Ministerio de Salud; sector publicaciones.

 

2. Producir spots para radio y televisión.

Durante todo el año.

Producción y edición del material para radio y televisión; guionista y director; actores y locutor; recursos económicos.

Área de comunicación del Ministerio de Salud; sector relaciones con los medios.

El seguimiento y evaluación

El seguimiento y la evaluación continuos del plan de comunicación es un aspecto que no puede quedar al azar, ni debe formularse solo cuando se haya superado la emergencia; por el contrario, la definición de los mecanismos de evaluación es una parte integrante de la elaboración del plan de comunicación.

Esto significa que deben programarse los diversos indicadores, instrumentos y responsabilidades para ajustar, adaptar o reorientar las acciones a lo largo de todo el proceso. Y, al final de una situación de emergencia, evaluar y sistematizar la experiencia para obtener aprendizajes y socializarlos. En esta perspectiva, se sugieren algunas orientaciones que debe tomar en cuenta:

En el seguimiento:

• La observación continua del plan en relación con el impacto, la efectividad, las necesidades y los recursos.

• ¿Cómo se hará el seguimiento y el registro del plan de comunicación en cada etapa de la gestión del riesgo?

• ¿Quién va a realizar el seguimiento y la evaluación?

• ¿A través de qué mecanismos o instrumentos se evaluará el proceso?

• ¿Cuáles son los indicadores para determinar si el plan es o no efectivo?


• La adaptación del plan a las características del contexto en el cual se aplicará.

• ¿Es flexible el plan de comunicación? ¿Permite adaptaciones sobre la marcha?

• ¿El plan responde a las necesidades de información identificadas antes de formularlo?

• ¿Los mensajes prediseñados son adaptables a varias situaciones y contextos?

• ¿Es proporcional el impacto del plan de comunicación a la inversión que requiere?

• ¿Es posible implementar el plan de comunicación con la capacidad actual de la institución: recursos humanos, técnicos, logísticos, materiales, económicos?


• Si se evalúan las acciones en cada momento de la gestión del riesgo, así, al iniciar la etapa de recuperación, la tarea de recopilar datos cuantitativos y cualitativos será menos dispendiosa y estará sustentada como proceso.


En la evaluación final:

Al terminar la parte crítica del evento, la institución entra en una etapa de evaluación a través del estudio y sistematización de los datos y del análisis de los resultados, con el objetivo de rescatar las acciones eficientes y reorientar aquellas que no lo fueron.

Para este proceso es importante generar espacios de socialización al interior de la institución y a nivel interinstitucional. A nivel interno, esta acción permite que el personal exprese sus criterios frente a lo sucedido y la forma cómo respondieron. En el campo interinstitucional, identificar los aspectos más relevantes del manejo de la emergencia permite construir bases sólidas en torno a la gestión del riesgo.

La evaluación se puede realizar a través de reuniones, entrevistas, encuestas y comparación de datos previos con los actuales. Para complementar su información esté atento a las evaluaciones generales que realizan otras organizaciones y en las cuales podría encontrar información sobre el desempeño del sector salud durante la emergencia. A partir de una información completa y sincera sobre la experiencia vivida, sin duda se podrá mejorar el plan de comunicación y la respuesta de las organizaciones y comunidades frente a una emergencia o desastre futuros.

Para evaluar la implementación del plan de comunicación -y los planes de emergencia en general-, responda a las siguientes preguntas:

La definición de los mecanismos de evaluación es una parte integrante de la elaboración del plan de comunicación. Esto significa que deben programarse los indicadores, instrumentos y responsabilidades para ajustar, adaptar o reorientar las acciones. Y al final de una situación de emergencia, evaluar y sistematizar la experiencia para retroalimentar los procesos, obtener aprendizajes y socializarlos.

 

• Organización

• ¿Quién cumplió qué función y cómo lo hizo? Aplique esta pregunta a miembros de la institución, especialmente al equipo de comunicación.

• ¿Cómo se desempeñó el vocero? ¿Observó o no las instrucciones dadas por el comunicador o el equipo de comunicación? ¿Transmitió o no confianza en sus intervenciones? ¿Cómo manejó la información en cada momento?

• ¿Cuál fue el nivel de colaboración del personal asistencial y administrativo para la elaboración de los mensajes? ¿Los datos proporcionados fueron oportunos? ¿Sirvieron para esclarecer los temas?

• ¿Se cumplieron los plazos o el tiempo previstos para la emisión de mensajes hacia los medios? ¿Qué provocó los retrasos?

• ¿Hubo dificultades para la coordinación al interior de la institución? ¿Al interior del equipo de comunicación? ¿Entre las organizaciones?

• ¿Cómo reaccionó la institución frente a las dificultades? ¿Cómo reaccionó el equipo de comunicación?

• ¿Hubo dificultades en las convocatorias y solicitudes directas a los medios de comunicación? ¿Cuáles? ¿Cómo se solucionaron?

• ¿Con qué tipo de organizaciones coordinó mejor su trabajo? ¿Con qué organizaciones no logró establecer alianzas importantes o no funcionaron las alianzas establecidas?

• ¿Qué recursos indispensables para la comunicación tuvo a su disposición? ¿Cuáles de éstos no utilizó? ¿Qué recursos indispensables para la comunicación no pudo obtener? ¿Cómo suplió la necesidad? ¿Aún son indispensables?


• Mensajes e informaciones

• ¿Se utilizaron los bancos de datos y directorios?

• ¿Qué mensajes elaborados con anterioridad fueron utilizados?

• ¿Qué mensajes fueron publicados? ¿Cuál fue el enfoque de esos mensajes: prevención, acciones adelantadas, necesidades, recomendaciones u otro?

• ¿Por qué medios se publicaron qué tipo de mensajes?

• ¿Qué contenidos fueron mejor recibidos por las comunidades? ¿Cuáles por las organizaciones?


• Medios

• ¿Cumplieron los medios con los convenios y compromisos adquiridos? ¿Qué dificultó el cumplimiento? ¿Qué favoreció el cumplimiento?

• ¿Cómo fue la relación de la institución con los periodistas y directivos de los medios?


A partir de la información obtenida en la evaluación y cuando la situación se haya normalizado, incorpore las recomendaciones y los aprendizajes a una nueva versión del plan de comunicación. Recuerde que el riesgo no desaparece con la disminución de la actividad volcánica y que tanto las comunidades como las organizaciones requieren información permanente para estar preparadas y responder de manera adecuada a una activación o reactivación del volcán.

 

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